انبارگردانی چیست؟ مزایا و مراحل و شیوه های انبارگردانی

انبارگردانی در راستای ثبت درست اطلاعات موجودی انبار انجام می گیرد که با توجه به تعداد و حجم کالای ورودی و خروجی ممکن است چندین بار انبار گردانی در طی سال صورت گیرد. امروزه با توجه به روش های نوین، انبارگردانی با تعداد افراد کمتر و در زمان کوتاه تری انجام می شود. در این مقاله قصد داریم اهمیت انبارگردانی، انواع مراحل و مزایای انبارگردانی را به طور کامل شرح دهیم.

در این مقاله می خوانید:

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی فرآیند شمارش کالاهای موجود در انبار و تطبیق ان با اطلاعات و تعداد کالاهای ثبتی انبار می باشد تا موجودی کالاهای انبار به درستی در فاتر مالی ثبت شود. به عبارت دیگر آمارگیری درست محصولات و کالا ها در طول سال انبارگردانی گفته می شود. در حال حاضر انبارگردانی بصورت دستی و اتوماتیک صورت می گیرد. در روش های نوین انبار گردانی در کوتاهترین زمان ممکن با تعدا د افراد کمتر انبارگردانی صورت می گیرد. کنترل فیزیکی انبار از طریق شمارش دستی در یک یا چند بار شمارش بدست می آید. مقادیر شمارش شده موجودی کالا می بایست با مقادیر ثبت شده در دفاتر مالی انطباق داشته باشد. هدف از انبارگردانی از بین برده خطای ثبتی موجودی کالا است. عملیات انبارگردانی در گروه هایی متشکل از سرپرست انبار، سرپرست عملیات، گروه کنترل و افرادی برای شمارش کالا اغاز بکار می کنند. سرپرست انبار در زمینه محل قرار گرفتن کالاها گروه را یاری می کند. گروه کنترل برای ثبت مقادیر شمارش شده است. در نرم افزار انبارداری میزان تمامی فرآیند های انبارگردانی به سهولت به صورت دستی و اتوماتیک قابل انجام است. تمامی سندهای مازاد و کسری انبارگردانی بصورت سند کسری و مازاد انبارگردانی در ورود و خروج انبار ثبت می گردد.

چرا شرکت ها به انبارگردانی نیاز دارند؟

موجودی کالا در انبار شرکت های کالا محور اهمیت بالایی دارند و دارایی ان شرکت محسوب می شوند. برای ثبت دفاتر مالی ما نیازمند اطلاعات دقیقی از موجودی انبار هستیم که از طریق انبارگردانی بدست می آید. به همین دلیل ثبت و شمارش درست موجودی کالا در پایان سال مالی اهمیت بالایی دارد. انبارگردانی مزایای زیادی دارد که ما در ادامه به مهمترین ان ها می پردازیم:

1. دسترسی به موجودی دقیق کالا برای ثبت در دفاتر مالی
2. خطای کمتر در گزارش های تعداد کالاهای انبار
3. تفکیک و شناسایی کالاهای خراب و شکسته و بلااستفاده از مابقی کالا ها
4. برنامه ریزی کاربردی برای کالاهای پرمصرف و کم مصرف

بیشتر بخوانید: محاسبه جمعه کاری

هدف از انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی با هدف اطمینان از کمیت کالاهای موجود در انبار صورت می گیرد.

• برآورد صحیح سود و زیان در پایان دوره مالی
• کم کردن خطای انسانی در کنترل بهتر انبار
• اطلاع از کالاهای خراب و یا شکسته و جداسازی آن ها
• تفکیک کالاهای کم مصرف یا بدون مصرف در انبار
• جلوگیری از خرید مازاد در انبار

مزایای انبارگردانی

انبار از مهمترین بخش های شرکت های تولیدی و یا بازرگانی است. انبارگردانی در صرفه چویی زمان و ثبت درست اطلاعات موجودی کالا و قطعات کمک زیادی می کند. تمامی شرکت ها به انبار گردانی نیاز دارند تا بتوانند:

• اطلاع از مقدار دقیق موجود انبار
• تفکیک کالاهای شکسته از موجودی سالم
• کیفیت انباردادری شرکت خود را بهبود ببخشند
• مدیریت موجودی انبار در کمترین زمان ممکن

در نمونه فرم زیر می توانید فهرست شمارش شده انبار را مشاهده بفرمایید که در ان امکان انتقال موجودی به دوره بعدی وجود دارد.

انواع انبارگردانی

انبارگردانی دارای انواع مختلفی می باشد که با توجه به نوع انبار و ارزش کالاهای انبار، حجم ورود و خروج انبار مشخص می گردد.

انبارگردانی پایان سال

انبار گردانی پایان سال نقش مهمی در تعیین سود و زیان شرکت دارد. در شرکت های کالا محور مثل تولیدی موجودی انبار در پایان دوره مالی چک می شود. تا موجودی فیزیکی انبار با کاردکس حسابداری مطابقت داشته باشد. و موجودی به سال بعد انتقال پیدا کند.

انبارگردانی میان دوره ای

انبارگردانی میان دوره در نیمه های سال مالی اتفاق می افتد و تمامی فرآیندهای انبارگردانی پایان سال در آن اجرا می شود.

انبارگردانی موردی یا رندم

این سبک از انبارگردانی در زمان های با دوره های کمتر از انبارگردانی سالانه و یا میان دوره صورت می گیرد. در این مورد گاها کالاهایی به صورت رندم برای صحت سنجی انبارگرانی می شود.

انبارگردانی مستمر

انبارگردانی مستمر در زمان های مشخص با هدف ثبت مغایرت مقدار فیزیکی با کاردکس بصورت مستمر صورت می گیرد. در مواردی که کالاهای انبار دارای ارزش بالای ریالی باشد این نوع انبارگردانی مورد استفاده قرار می گیرد.

انبارگردانی ناگهانی

گاهاٌ انبارگردانی در مقطع خاص با دلایل خاص صورت می گیرد. برای مثال در مورادی که انباردار تعویض می شود. برای تحویل لازم است انبارگردانی صورت بگیرد. چرا که هر شخصی در سمت انباردار مسئولیت سنگینی در قبالگ تمامی وسایل انبار دارد.

مراحل انبارگردانی به چه صورت است؟

یکی از مهمترین قواعد انبارگردانی پلمپ انبار است. لازم است طی فرآیند انبار پرسنل اجازه ورود و خروج از انبار را نداشته باشند. تمامی کالا به صورت منظم در جای خود می بایست قرار بگیرند و بصورت کاملا مرتب در قفسه ها باشند. کالاها در دسته بندی و گروه بندی مخصوص به خود قرار می گیرند. ابزار های لازم برای اندازه گیری باید در دسترس افراد باشد، تمامی موراد مذکور جهت سهولت در امر شمارش است. تمامی افرادی که برای انبارگردانی نیاز هست در محل حضور دارند که شامل سرپرست انبار، مسئول ثبت و شمارش ، سرپرست عملیات که معمولا از بخش حسابداری می باشد. با آماده سازی موارد فوق انبارگردانی شروع می شود.

• در روز و زمان انبارگردانی باید مشخص گردد تا از ورود و خرج کالا از انبار جلوگیری می شود.
• ابزار و تگ ها آماده سازی می شود
• گروه کنترل و ناظر به عملیات به همراه کادر شمارش کار خود را آغاز می کنند.
• کالاهای امانی بصورت تفکیک شده در انبار قرار می گیرند.
• کالاهای ضایعاتی مشخص می شوند
• آخرین سند رسید و حواله انبار ثبت می شود
• آغاز به شمارش و ثبت مقادیر شمارش شده
• تایید نهایی ناظرین عملیات انبارگردانی
• تهیه صورت جلسه و اتمام فرآیند انبارگردانی

نحوه انبارگردانی و استفاده از تگ کالا

در عملیات انبارگردانی با استفاده از تگ از شمارش تکراری و یا از قلم افتادن کالاهای در حال گردش جلوگیری می شود. در این مدل از انبارگردانی لازم است، قبل از شمارش تگ ها و یا برچسب شمارش چسبانده شود. هر تگ شامل موراد زیر می باشد.

• شماره سریال کالا
• کد کالا
• نام کالا
• واحد سنجش
• تعداد ثبت در شمارش اول و دوم و سوم
• نام و امضا سرپرست شمارش

در ادامه نمونه فرم تگ های انبارگردانی در نرم افزار انبارداری میزان نشان داده شده است.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی

تعداد دفعات شمارش شده فقط و فقط برای افزایش دقت و از بین بردن خطای انسانی صورت می گیرد. در شمارش های صورت گرفته درصد مغایرت برای هر کالا مشخص می گردد که از ان چشم پوشی می شود. در صورت کسری سند کسری و در صورت مازاد سند اضافه موجودی صادر می شود. در نرم افزار انبار داری میزان انبارگردانی بصورت دستی و اتوماتیک صورت می گیرد و سند مازاد و کسری به صورت اتوماتیک در ورود و خروج از انبار به عنوان کسری و مازاد انبار گردانی ثبت می شود. دفعات شمارش شده گاها به انواع انبارگردانی که در انبار استفاده می شود مربوط است . برای مثال در مورادی که انبار دارای انبارگردانی مستمر است و در بازه های زمانی کوتاه عملیات انبارگردانی صورت می گیرد شاید لازم به سه بار شمارش نباشد زیرا مغایرت کمتر اتفاق می افتد. ولی در مورادی که انبارگردانی فقط در پایان دوره مالی انجام می شود گاها تا سه بار شمارش پیش می رود.

تک شمارشی

در این مدل شمارش کالاها یک بار شمارش می شوند و در صورت نبود مغایرت گزارش صحت صادر می شود. در صورت وجود مغایرت دو شمارشی اتفاق می افتد.

دو شمارشی

در مواردی که مغایرت در شمارش اول پدید آید، برای بار دوم شمارش می شود. اگر عدد حاصل از شمارش دوم با شمارش اول برابر باشد، به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود و در صورت مغایرت شمارش سوم اتفاق می افتد.

سه شمارشی

در شمارش سوم تنها عدد شمارش شده در این دوره مورد تایید است. و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود.

نکات مهم قبل از شمارش کالا در انبارگردانی

همانطور که در مقاله به آن اشاره شد لازم است قبل از انبارگردانی انبار پلمپ شود و تمامی کالا ها به صورت منظم در دسته بندی و گروه بندی مشخص شده خود به صورت مرتب در قفسه های مربوط به خود قرار گیرند. لازم است تمامی کالاهای امانی و ضایعاتی از کالاهای انبار به صورت تفکیکی و مشخص شده قرار گیرند. لازم است تمامی وسایل مورد نیاز برای اندازه گیری و شمارش به تعداد افراد حاضر برای شمارش وجود داشته باشد. تاریخ و زمان انبار گردانی به تمامی واحد ها اعلام شود چرا که در طول زمان انبار گردانی کالایی به انبار وارد و خارج نمی شود. بنابراین تمامی تمهیدات لازم برای ان موضوع باید در نظر گرفته شود. تمامی تیم انبارگردانی از قبل مشخص و در روز و ساعت انبار گردانی می بایست در محل حضور پیدا کنند.

نکات مهم در حین شمارش کالا در انبارگردانی

از نکات مهم در زمان و حین شمارش این است که کسی اجازه ورود و خروج از انبار را ندارد. در تمامی ساعاتی که فرایند انبارگردانی در گردش است کالایی از انبار خارج نمی شود. افراد مشخص شده در حین عملیات نباید پست خود را ترک کنند و به کار دیگری مشغول شوند. تمامی تیم نظارت می بایست بر عملیات شمارش نظارت داشته باشند. تمامی مراحل مطابق با فرایند انبارگردانی می بایست تا انتها انجام شود.

نکات مهم پس از شمارش کالا در انبارگردانی

در پایان شمارش کالاها با توجه به مقادیر شمارش شده باید مشخص شود لازم به دوبار شمارش و یا حتی سه بار شمارش وجود دارد و یا خیر و در صورت اطمینان از صحت انجام فرآیند شمارش لازم است مقدار نهایی اعلام گردد و به تایید تیم نظارت برسد. در پایان شمارش تمامی کالا ها و اعلام موجودی هر کالا لازم است صورتجلسه ای تنظیم گردد و به تایید و امضا حاضرین برسد.

دانلود PDF مقاله: انبارگردانی چیست؟ مزایا و مراحل و شیوه های انبارگردانی