فاکتور رسمی چیست؟ ویژگی ها و نحوه صدور و تشخیص فاکتور رسمی

در این مقاله می خوانید:

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی به فاکتوری گفته می شود که مورد تایید سازمان امور مالیاتی باشد و برای طرفین معامله بعد از ارائه به سازمان امور مالیاتی ایجاد حق می کند. طبق قانون ۱۹ ارزش افزوده تمامی واحد های تجاری که دارای گواهی ارزش افزوده هستند، موظفند در قبال عرضه کالا و خدماتشان صورتحسابی حاوی مشخصات متعاملین طبق استاندارد سازمان امور مالیاتی صادر کنند، در فاکتور رسمی مشخصات طرفین معامله در جایگاه مخصوص خود قید شده است و دارای مهر و امضای می باشد.

امروزه با استفاده از نرم افزار خرید و فروش میتوان تمامی صورتحساب های پرداختی شرکت ها را به صورت اتوماتیک در مدل های مختلف فاکتور رسمی، فاکتور غیر رسمی و فاکتور فروشگاهی صادر و چاپ کرد. ما در نرم افزار خرید و فروش میزان نیز امکان صدور فاکتور رسمی و انواع فاکتورهای را فراهم کرده ایم.

تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور غیر رسمی چیست؟

فاکتور رسمی همانطور که در بالا عنوان شد دارای فرمت خاصی می باشد و با استانداردهای دارایی همخوانی دارد. در صورتی که فاکتور غیر رسمی صرفا جهت اطلاع خریدار می باشد و استانداردهای فاکتور رسمی را ندارد. فاکتور های فروشگاهی که در اختیار مصرف کننده نهایی قرار می گیرد (منظور از مصرف کننده نهایی شخص حقیقی است که کالا و خدمات را برای مصارف شخصی استفاده می شود و خدمات و کالا دریافتی را برای عرضه به دیگران استفاده نمی کنند.) از جمله فاکتور های غیر رسمی محسوب می شوند. از دیگر فاکتور های غیر رسمی می توان به فاکتور های انبار، فاکتور های شخصی و… اشاره کرد.

تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور غیر رسمی

در اکثر کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه از فاکتور رسمی به عنوان یک ابزار مهم اقتصادی جهت جلوگیری از فرارهای مالیاتی و شفاف سازی درآمدها و مبادلات فعالان اقتصادی، استفاده می شود. مهمترین دلیل ارائه فاکتورهای رسمی از سوی فعالان اقتصادی، ایجاد شفافیت در معاملات و خرید و فروش‌ها بوده که دست دولت را در خصوص رصد و رهگیری فعالیت های اقتصادی کشور و اخذ مالیات مربوطه بازتر می‌کند. تمامی بنگاه های تجاری صرف نظر از بزرگی و یا کوچکی واحد تجاری خود موظف به صدور فاکتور رسمی برای فروش تمامی کالاها و خدماتشان، می باشند و در صورت امتناع از آن مشمول جریمه خواهند شد.

صدور فاکتور رسمی برای چه کسب و کارهایی ضرورت دارد؟

سازمان امور مالیاتی کشور می تواند از طریق رصد و رهگیری شماره اقتصادی همه ی فعالیت های اقتصادی مربوط به هر فعال اقتصادی را به راحتی جمع آوری، رصد و بررسی کند، در این راستا با اجرای طرح جامع مالیاتی توسط سازمان امور مالیاتی کشور، علاوه بر صاحبان اشخاص حقوقی، اصناف و بازاریان مشمول دریافت شماره اقتصادی هستند.ارائه فاکتور رسمی برای تمامی بنگاه های اقتصادی که گواهی ارزش افزوده را دارند الزامی است. این فروشندگان کالا یا خدمات می توانند بنگاه های اقتصادی بزرگ باشند و یا بصورت شخص حقیقی مشغول به فعالیت باشند. که در هر دو صورت در ادامه پرداخت مشتریان خود موظف به صدور فاکتور رسمی مطابق با استاندارهای دارایی هستند. مطابق با ماده ۱۴۸ قانون مالیات های مستقیم تمامی هزینه هایی که در حد متعارف دارای اسناد و مدارک باشد، مورد تایید سازمان امور مالیاتی است. در صورتی که به ازای هزینه معامله شده فاکتور رسمی ارائه نشود مشمول جریمه می شوند.

بهترین نرم افزار صندوق فروشگاهی

مشخصات و ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی

• فاکتور رسمی برای اشخاص حقوقی، می بایست شامل مشخصات کد اقتصادی، شناسه ملی، آدرس، تلفن و کد پستی باشد ضمن اینکه شرکت فروشنده دارای گواهی ارزش افزوده باشد.
• فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی می بایست شامل کدملی، آدرس و تلفن می باشد.

در ادامه به نکات مهم جهت صدور فاکتور رسمی اشاره می شود که رعایت نکردن نکات باعث جریمه شدن مودی می گردد.

1. فاکتور های رسمی می بایست تمامی اطلاعات خریدار و فروشنده را داشته باش، کد اقتصادی، آدرس، شناسه ملی از دیگر مشخصاتی است که باید در فاکتور ذکر گردد.
2. از مهمترین شاخص های ان شماره سریال می باشد، که در نمونه فاکتور های دستی می بایست به رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی چاپ شده باشد و قابل شناسایی باشد. در نمونه های نرم افزاری می بایست از نرم افزار های مورد تایید دارایی استفاده کرد تا تمامی سریال ها بصورت پشت هم قرار گیرد.
3. امضا و مهر مورد تایید فروشنده برای تمامی فاکتورها الزامی می باشد
4. تمامی فاکتور ها باید فاقد هر گونه خط خوردگی باشد.
5. توضیح کامل کالا و خدماتی که معامله شده است با ذکر تعداد و قیمت
6. در صورت داشتن تخفیف می بایست قبل از محاسبه مالیات تخفیف را اعمال کرد
7. فاکتور رسمی می بایست اصل باشد و تصویر و کپی ان مورد قبول نمی باشد.

مشخصات چاپ فاکتور رسمی

یکی از مهمترین شاخص های چاپ فاکتور رسمی،چاپ شماره سریال آن می باشد. که در نمونه های چاپی فاکتور می بایست بصورت چاپ ملخی ی افست به رنگ قرمز باشد که این امر مستلزم صرف هزینه زیاد می باشد. البته در مورد نمونه های چاپی بخاطر دست نوشته بودن فاکتور ها احتمال خطای بیشتر است. یکی از بهترین راهکارها استفاده از نرم افزار خرید و فروش میزان است که علاوه بر دسترسی به گزارشات خرید وفروش امکان چاپ فاکتور رسمی را دارد و مورد تایید اداره مالیات می باشد.
امکان استفاده از اکسل جهت صدور و چاپ فاکتور رسمی از نظر اداره دارایی مورد تایید نیست چرا که امکان ثابت کردن سریالی بودن شماره های فاکتور رسمی وجود ندارد.
در صورتی که هزینه ها ناچیز باشد و امکان دریافت فاکتور رسمی از فروشنده بابت مبالغ ناچیز نباشد، می توان آن هزینه ها را زیر مجموعه تنخواه قرار داد.
در فاکتور هایی که مشخصات فروشنده ذکر شده باشد و فاکتور رسمی نباشد و دارای ارزش افزوده نباشد، در صورتیکه مدارک پرداخت و خرید و فروش بصورت رسمی موجود باشد آن فاکتور مورد تایید قرار می گیرد.

نحوه تشخیص فاکتور صوری از فاکتور رسمی

فاکتور صوری در جهت عملیات حسابسازی صادر می شود. ماهیت قانونی دارند ولی کاربری متفاوت آن ها در راستای کاهش یکباره هزینه ها از در آمدها می باشد. البته تشخیص این فاکتور ها برای اداره مالیات خیلی پیچیده نیست، در ادامه به راهکارهای تشخیص فاکتور صوری از فاکتور رسمی توسط اداره مالیات می پردازیم

• کنترل فعال و یا غیر فعال بودن کد اقتصادی و شناسه ملی فروشنده
• کنترل کد فروش، فروشنده خدمات و یا کالا جهت تشخیص صوری بود واحد تجاری فروشندگان
• کنترل مستندات و پرداختی و دریافتی مانند فیش های واریزی و یا چک های پرداختی بابت آن
• کنترل تاریخ اعتبار گواهی ارزش افزوده
• کنترل هم خوانی خدمات و کالا ارائه شده با زمینه کاری فروشنده

تخلف هایی همچون کدفروشی، فاکتور فروشی و ایجاد شرکت های کاغذی که عمدتا با هدف کتمان درآمد واقعی فعالان اقتصادی و ارایه اطلاعات و اسناد و مدارک خلاف واقع به منظور فرار مالیاتی صورت می گیرد، همواره مورد پیگرد قانونی قرار می گیرد. از مهمترین عواقب فروش کد اقتصادی می توان به قانون گریزی برخی فعالان متقلب و متخلف اقتصادی ، مخفی ماندن میزان فعالیت‌های واقعی اقتصادی آنها اشاره کرد. این فعالان متخلف اقتصادی به دلیل نداشتن دفاتر و یا باهدف شفاف نشدن مبادلات تجاری شان از شمارههای اقتصادی دیگران استفاده می‌کنند. بنابراین باعث پنهان سازی وضعیت کسب و کار، تقلب های اقتصادی و در نهایت عدم شناسایی آنها و پرداخت نشدن مالیات می شود. از دیگر سو، عدم وصول مالیات و عدم تحقق درآمدهای مالیاتی بودجه، باعث ایجاد اخلال در تامین هزینه های عمومی کشور از سوی دولت خواهد شد.

نحوه صدور فاکتور رسمی در نرم افزار حسابداری میزان

در نرم افزار حسابداری میزان در قسمت صدور فاکتور فروش می توانید دو نوع فاکتور فروشگاهی و یا فاکتور فروش را انتخاب نمایید. ابتدا با انتخاب نام مشتری تمامی مشخصات مشتری از جمله اطلاعاتی که برای فاکتور رسمی الزامی می باشد نمایش داده می شود. سپس در قسمت کد کالا در صورتی که کالا بود F۲ و در صورتی که خدمات بود F۳ را انتخاب کرده، کالا و یا خدمات مورد نظر را انتخاب کرده و اطلاعات نظیر مبلغ و تخفیف را وارد نمایید.
لازم به ذکر است اگر در ثبت خدمات مورد نظر بهای خدمت خود را ثبت نموده باشیند، با انتخاب خدمات مورد نظر دیگر نیاز به وارد کردن بها نمی باشد و بهای خدمات انتخاب شده بصورت خودکار وارد می شود.

در قسمت پایین دکمه هایی برای ذخیره سازی و بازنویسی کالا و امکان دسترسی سریع به فاکتور های قبلی و بعدی میسر می باشد. با انتخاب گزینه چاپ می توانید فاکتور رسمی خود را مطابق با استانداردهای دارایی داشته باشید.

در مواردی که برای مشتری پیش فاکتور صادر شده باشد، فقط لازم است که گزینه تبدیل پیش فاکتور به فاکتور را که در پایین فرم می باشد کلیک کرده و در انتها فاکتور رسمی بصورت اتوماتیک ثبت می گردد.

دانلود فایل PDF مقاله : فاکتور رسمی