نحوه انتخاب نرم افزار مناسب کسب و کار

در این مقاله می خوانید:

نحوه انتخاب نرم افزار مناسب

با پیشرفت روز افزون تکنولوژی و خودکارسازی بخش های مختلف اداری شیوه انجام امور اداری از حالت سنتی(دستی) به حالت اتوماسیون اداری تغییر یافته است.
این تغییر نقش موثری در امور اداری به ویژه در امور مالی و حسابداری داشته است و حسابداران بسمت نرم افزار های حسابداری روی آورده اند.

به همین علت شاهد نقش موثری در ارتقاء نرم افزارهای مالی و تنوع زیاد آن ها در عرصه بازار میباشیم.
تنوع بالای نرم افزارها و شرکتهای تولید کننده ی نرم افزار موجب عدم سهولت در انتخاب نرم افزار حسابداری برای حسابداران میگردد در صورتی که انتخاب نرم افزار یکی از اصلی ترین و مهم ترین تصمیمات یک سازمان میباشد زیرا تمامی اطلاعات مالی سازمان در سیستم حسابداری میباشد و بسیاری از کسب و کارهایی هستند که به علت مدیریت ضعیف حسابداران از پا در آمدند بنابراین انتخاب یک نرم افزار بسیار حائز اهمیت میباشد.
برای انتخاب نرم افزار ابتدا باید دانست ماهیت فعالیت سازمان چیست؟ تولیدی و یا بازرگانی و… سپس بر اساس نیاز سازمان تصمیم گیری نمود.
یکی از معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری میزان سادگی نصب و راه اندازی آن میباشد که در صورت نیاز افراد خود سازمان نیز توان راه اندازی آن را داشته باشند تا در امور سازمان وقفه ایجاد نشود
یکی از معیارهای مهم دیگر انتخاب نرم افزار مناسب داشتن محیطی کاربر پسند و بدون پیچیدگی، جهت استفاده کاربران با سطح دانش متفاوت در استفاده از سیستم های نرم افزاری است.

در انتخاب نرم افزار مورد نیاز باید توجه داشته باشیم که نرم افزار نه تنها مناسب نیاز های فعلی سازمان بلکه مناسب نیازهای آتی نیز باشد زیرا با افزایش حجم کاری و گسترش سازمان نرم افزار نیز باید بروز رسانی گردد بنابراین انعطاف پذیر بودن نرم افزار و امکان شخصی سازی بسیار حائز اهمیت میباشد.
یکی دیگر از ویژگی های مهم نرم افزار میزان امنیت نرم افزار در حفظ و نگه داری اطلاعات میباشد از این رو تمامی مدیران سازمان ها از نرم افزارهایی استفاده مینمایند که در حفظ اطلاعات سازمان کوشا باشند همچنین امکان بک آپ گیری خودکار و دستی در نرم افزار ها جزو ویژگی های مهم در انتخاب نرم افزار میباشد که در صورت وقوع حوادث احتمالی مانند آسیب های سخت افزاری و یا آلوده شدن سیستم به بد افزارها، اطلاعات سازمان از بین نرود.

یکی از معیار های انتخاب نرم افزار پشتیبانی نرم افزار میباشد که این ویژگی یکی از مهم ترین بخشهای انتخاب نرم افزار میباشد عدم وجود پشتیبانی در نرم افزار میتواند پیامد های زیادی داشته باشد زیرا چنانچه مشکلی ایجاد شود میتواند در امور سازمان اختلال ایجاد کند. برای اطمینان از خدمات پشتیبانی و یا کیفیت نرم افزار قبل از خرید نرم افزار میتوان از حسابدار و یا سازمان هایی که در حال استفاده از نرم افزار مورد نظر هستن پرس و جو کرد.
از آن جهت که گزارشات سیستم نرم افزاری هر سازمان در نهایت در اختیار مدیران آن سازمان قرار گرفته میشود و با توجه به گزارشات تهیه شده و شناسایی منابع مالی سازمان مدیران اقدام به تصمیم گیری مینمایند از دیگر ویژگی های انتخاب نرم افزار مناسب گزارشات قوی و صحیح آن نرم افزار میباشد بنابراین در انتخاب نرم افزار حتما باید گزارشات آن مورد بررسی قرار گیرد و تمامی گزارشاتی که شامل اهمیت برای سازمان میباشد را باید شامل باشد.

برای طراحی نرم افزارهای تخصصی باید اطلاعات و علم کافی را نیز علاوه بر علم برنامه نویسی داشته باشیم اکثر شرکت ها با وجود داشتن مهندسین فعال و با استعداد به علت نداشتن علم و تخصص در زمینه مالی متاسفانه در ارائه نرم افزار های مربوطه نا موفق بوده اند. بنابراین در انتخاب نرم افزار باید حتما اطمینان داشت که طراحی نرم افزار مورد نظر علاوه بر برنامه نویسان با تجربه تحت نظر کارشناسان خبره مالی نیز بوده است.
اکثر مدیران مالی به منظور کنترل بر امور کارمندان خود تمایل به مشخص کردن سطح دسترسی کاربران خود دارند، بنابراین امکان تعیین سطح دسترسی و کنترل عملیات کاربران در نرم افزار برای هر کاربر از معیار های انتخاب نرم افزار میباشد.
همانطور که میدانید اولین گام شروع عملیات حسابداری تعریف کدینگ حسابداری میباشد. که در نرم افزارهای حسابداری در ورود اطلاعات و تهیه گزارشات اهمیت زیادی دارد بنابراین یکی دیگر از معیارهای مهم در انتخاب نرم افزار مناسب، امکان تعریف کاملا منعطف کدینگ حسابداری میباشد.

در نهایت تمامی کاربران سعی در انتخاب نرم افزارهایی با قیمت مناسب هستن لازم به ذکر است کاربران نرم افزار باید توجه داشته باشند قیمت نرم افزار باید بر اساس امکانات نرم افزار و خدمات پشتیبانی و راه اندازی شرکت تولید کننده سنجیده شود چنانچه نرم افزاری تهیه شود که پاسخگوی نیازهای سازمان نبوده و هزینه زیادی صرف شده باشد میتواند به کسب و کار و هزینه های سازمان لطمه جبران ناپذیری وارد نماید.