اصلاح و تعدیل حسابها در پایان دوره مالی و لزوم آن

یکی از اهداف فرآیند حساب ها، اندازه گیری صحیح سود تجاری است. بنابراین هر ثبت تعدیلی حداقل یک حساب سود و زیانی یعنی یک درآمد یا یک هزینه را تحت تاثیر قرار می دهد. با مطالعه این مقاله با اصلاح و تعدیل حسابها در حسابداری، لزوم و روش های ثبت اصلاحات و تعدیلات انجام شده در پایان دوره مالی بصورت کامل آشنا خواهید شد.

در این مقاله می خوانید:

اصلاح و تعدیل حساب چیست؟

اصلاح و تعدیل حسابها در حسابداری در راستای بهنگام کردن حساب های ترازنامه است. در پایان دوره حسابداری، حسابداران صورت های مالی را تهیه می کنند. آخرین مرحله حسابداری با تراز آزمایشی که فهرستی از تمام حساب های دفترکل و مانده آن ها پس از ثبت مبادلات دوره در سند حسابداری، دفتر روزنامه و نقل آن به دفاتر کل است، انجام می گیرد. این تراز آزمایشی تعدیل نشده است. مبالغ این تراز آزمایشی کامل نیستند، چرا که تعدادی از مبادلات درآمد و هزینه که بر بیش از یک دوره حسابداری تاثیر دارند از آن حذف گردیده اند. به همین دلیل به آن تراز آزمایشی تعدیل نشده می گویند. برای اطمینان از صحت حساب ها، حسابداران اغلب کاربرگ حسابداری تهیه می کنند که در حکم گیش نویسی برای حساب های اصلی است. در ادامه با اصلاح حساب ها در حسابداری آشنا می شوید.

بیشتر بخوانید: محاسبه جمعه کاری

ثبت اصلاحی در پایان دوره مالی شامل چه مواردی است؟

سهل ترین راه برای تمایز انواع ثبت های تعدیلی، گروه بندی ان ها براساس زمان ثبت یک هزینه یا درآمد مرتبط با پرداخت یا دریافت آن است. در تعدیلات از نوع پیش پرداخت ها یا پیش دریافت ها، مبادله نقدی قبل از ثبت هزینه یا درآمد مربوطه اتفاق می افتد. تعدیلات از نوع تعهدی دقیقا عکس تعدیلات از نوع پیش پرداخت ها و پیش دریافت هاست. در چنین مواردی ما درآمد یا هزینه ای را قبل از دریافت و یا پرداخت وجه آن ثبت می کنیم. بطور کلی ثبت های تعدیلی را می توان در پنج گروه طبقه بندی کرد.

1. پیش پرداخت هزینه ها
2. استهلاک دارایی ثابت
3. هزینه های تعهدی
4. درآمدهای تعهدی
5. پیش دریافت درآمدها

بیشتر بخوانید: مالیات تکلیفی چیست

اصلاح حساب ها در حسابداری چگونه انجام می شود؟

پیش پرداخت هزینه ها، در آینده نزدیک منقضی شده یا مصرف می شوند. مانند پیش پرداخت برای مستاجر که یک دارایی محسوب می شود. برای مثال فردی اجاره ۳ ماه آینده دفتر کار خود را در ۱ آبان پرداخت کرده است. اگر اجاره هر ما ۱۰۰۰ ریال باشد باید معادل سه ماه اجاره را در یک حساب دارایی بدهکار کند:

تراز آزمایشی در ۳۰ آبان ماه پیش پرداخت اجاره را به عنوان یک دارایی و با مانده بدهکار گزارش می کند. در ۳۰ آبان ماه باید تعدیلی صورت گیرد و معادل یک ماه ارزش پیش پرداخت اجاره از حساب دارایی خارج شود. زیرا یک ماه منقضی شده و به عنوان هزینه است.

بعد از انتقال اطلاعات به دفتر کل هزینه اجاره و پیش پرداخت اجاره به شکل زیر خواهد بود:

مبلغ صحیح دارایی ۲.۰۰۰ ریال – کل مبلغ ۳.۰۰۰ ریال – مبلغ صحیح هزینه ۱۰۰۰ ریال

در پایان ماه کل مبلغ ۳۰۰۰ ریال اینگونه به حساب منظور شده است. دو سوم این مبلغ دارایی ، یک سوم هزینه را اندازه گیری می کند.
حسابداری دارایی ثابت و هزینه استهلاک شباهت فراوانی با پیش پرداخت هزینه دارد. دارایی ثابت را می توان به عنوان پیش پرداخت بلند مدت در نظر گرفت که زمان انقضای آن بیشتر از یک دوره به طول می انجامد. تفاوت اساس بین دارایی ثابت و پیش پرداخت هزینه مدت زمانی است که دارایی سودمندی و مفید بودن خود را از دست می دهد.

با امکانات نرم افزار حسابداری شرکتی میزان آشنا شوید (با امکانات و پشتیبانی رایگان)

چگونگی تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده

علت وجود تفاوت بین تراز آزمایشی و تراز آزمایشی تعدیل شده، وجود ثبت های تعدیلی است. اگر تراز آزمایشی و تراز آزمایشی تعدیل شده را در اختیار شما قرار دهند خواهید توانست با اختلاف موجود بین مقادیر تراز آزمایشی و تراز آزمایشی تعدیل شده، ثبت های تعدیلی را انجام دهید. مراحلی که در تهیه ترازنامه آزمایشی تعدیل شده وجود دارد:

1. وارد کردن عنوان حساب ها و مانده های پایانی تعدیل نشده آن ها در ستون های تراز آزمایشی کاربرگ و جمع زدن مقادیر موجود در هر ستون
2. وارد کردن تعدیلات در ستون های تعدیلات و جمع زدن مقادیر موجود در هر ستون
3. محاسبه مانده تعدیل شده هر یک از حساب ها به وسیله ترکیب ستون های تاز آزمایشی و تعدیلات و سپس وارد کردن مقادیر تعدیل شده در ستون های تراز آزمایشی تعدیل شده.

یک قدم مفید برای تهیه صورت های مالی این است که فهرستی از حساب ها را به همراه مانده تعدیل شده آن ها در یک تراز آزمایشی تعدیل شده منعکس کنیم. اطلاعات موجود در جدول زیر، بعد از ستون های تراز آزمایشی، به ستون بدهکار و بستانکار تعدیلات می رسیم. هر یک از ثبت های بدهکار در ستون تعدیلات نشان دهنده سمت بدهکار یک ثبت تعدیلی است. که با حروفی که در ستون تعدیلات در داخل پرانتز ذکر شده است. ستون های تراز آزمایشی تعدیل شده، نشانگر مانده تعدیل شده حساب ها می باشد. به دلیل اینگه یک ثبت تعدیلی هیچ تاثیری بر وجوه نقد، برداشت و یا سرمایه ندارد، باید مانده این حساب ها در تراز آزمایشی و تراز آزمایشی تعدیل شده برابر باشد. در ادامه نحوه تکمیل کاربرگ تراز آزمایشی تعدیل شده نشان داده می شود.

تراز آزمایشی تعدیل شده

ستون های تراز ازمایشی تعدیل شده نشانگر مانده تعدیل حساب ها در حسابدارب است. تمامی مقادیر موجود در تراز آزمایشی تعدیل شده از طریق ترکیب تراز آزمایشی با ستون های تعدیلات بوجود می آیند. برای مثال حساب های دریافتنی با با مانده بدهکار ۲۲۵۰ ریال شروع می شود. از طریق ثبت تعدیلی الف ، ۲۵۰ ریال به آن اضافه می شود و در نهایت مانده تعدیل شده آن ۲۵۰۰ ریال می گردد. ملزومات با مانده بدهکار ۷۰۰ ریال اغاز می شود و بعد از یک ثبت تعدیلی بستانکار ۳۰۰ ریالی، مانده تعدیل شده آن ۴۰۰ ریال می گردد. ممکن است چند ثبت تعدیلی یک حساب بخصوص را تحت تاثیر قرار دهند. حساب درآمد خدمات نام برد که تحت تاثیر دو ثبت تعدیلی (الف) و (ج) قرار گرفته است. اگر تعدیلات تاثیری بر یکی از حساب ها نداشته باشد. مبلغ آن حساب در تراز آزمایشی و تراز آزمایشی تعدیل شده یکسان خواهد بود. این مورد برای حساب های نظیر وجوه نقد، اثاثیه، حساب های پرداختنی، حساب سرمایه و حساب برداشت، مصداق دارد.

نحوه تکمیل کاربرگ

برای تکمیل کاربرگ مراحلی که در بالا به ان اشاره شد باید انجام شود. سپس مراحل زیر باید جهت تکمیل کاربرگ ادامه یابد.

1. انتقال مقادیر دارایی، بدهی و سرمایه از تراز آزمایشی تعدیل شده به ستون های ترازنامه و همچنین وارد کردن مقادیر درآمد و هزینه به ستون های اقلام سود و زیان و سپس جمع زدن مقادیر موجود در ستون ها
2. محاسبه سود و زیان ویژه از طریق تفاوت بین جمع درآمدها و جمع هزینه های اقلام سود و زیان و وارد کردن سود یا زیان ویژه برای برقراری تساوی بین دو ستون اقلام سود و زیان و همچنین دو ستون ترازنامه و در نهایت جمع زدن مقادیر موجود در ستون ها

تراز آزمایشی تعدیل شده

سود و یا زیان ویژه از طریق تفاوت بین درآمدها و هزینه ها در ستون های صورت و زیان محاسبه کنید. سود یا زیان ویژه را به عنوان رقم برابر ساز د صورت سودو زیان ترازنامه منعکس و در نهایت جمع ستون ها را در زیر خود بنویسید.

بیشتر بخوانید: سود انباشته چیست؟

لزوم تعدیل حساب ها چیست؟

ثبت های تعدیلی همانطور که در مثال پایین می بینید، موجب می شود درآمدها به دوره ای که در آن ایجاد و همچنین هزینه ها به دوره ای که در آن به وقوع پیوسته اختصاص یابد. همچنین ثبت های تعدیلی باعث بهنگام شدن حساب های دارایی و بدهی می شود. از مهمترین مزایای ثبت تعدیلات در صورت های مالی به موارد زیر می توان اشاره کرد:

• اندازه گیری صحیح سود دوره
• گزارش صحیح حساب های دارایی و بدهی

اگر مبنای نقدی حسابداری مورد استفاده باشد، نیاز به تعدیل حساب ها در حسابداری وجود ندارد زیرا تمامی مبادلات ثبت می شود. اما در مبنای تعهدی حسابداری به منظور گزارش مانده صحیح در صورت های مالی،در پایان هر دوره حسابداری حتما باید ثبت های تعدیلی صورت گیرند. بنابراین به طور کلی لزوم تعدیل حساب ها در حسابداری عبارتست از:

• خرید و فروش دارایی در دوره انجام معاملات در دفاتر ثبت می شود
• در دوره ای که درآمد تحقق می یابد، ثبت می شود حتی در صورت پرداخت نشدن وجه
• هزینه در زمان وقوع در دفاتر ثبت می شود حتی در صورت پرداخت نشدن وجه

برای مثال شرکتی از ملزومات برای خدمات به مشتریان استفاده می کند. مصرف، کاهش ملزومات را در پی دارد که برای شرکت هزینه است. مثل حقوق کارمندان، اجاره بها . برای شرکت هزینه بر است که بصورت روزانه اقدام به ثبت هزینه هایش کند. اگر بخواهد به صورت روزانه تمامی هزینه ها را در دفتر روزنامه ثبت کند، مقرون بصرفه نیست. بنابراین در پایان هر ماه هزینه ملزومات صحیح نیست. مانده بیانگر موجودی ملزومات اول ماهبه همراه خرید های طی ماه است. ملزومات مصرفی طی ماه از این حساب خارج نشده است. بنابراین باید هزینه ماه از مبلغ ملزومات گزارش شده در تراز آزمایشی کسر شود. بنابراین مانده تعدیل شده جدید بیانگر بهای تمام شده ملزوماتی است که در اختیار است و در ترازنامه انعکاس می یابد.

قیمت نرم افزار حقوق و دستمزد میزان

انواع تعدیل حساب ها

مدیران و سرمایه گذاران بطور روزمره در ارتباط با بنگاه تجاری به تصمیم گیری می پردازند که لزوم آن تهیه صورت های مالی استو سود را در یک دوره یک ساله و دارایی ها و بدهی ها و سرمایه در پایان آن سال گزارش می شود. فرض دوره زمانی در تعامل با اصل شناسایی درآمد و مقابله هزینه با درآمد از ویژگی بارز مبنای تعهدی است. برای اندازه گیری صحیح سود حساب های درآمد و هزینه قبل از پایان دوره حسابداری بهنگام می شود.

• هزینه های انجام شده ولی پرداخت نشده
• درآمدهای تحصیل شده اما وصول نشده

همگی از مواردی هستند که مشمول تعدیل حساب می شوند.

برای دریافت PDF مقاله: اصلاح و تعدیل حسابها در پایان دوره مالی و لزوم آن